Povinnosti správce kamerového systému

Jaké jsou povinnosti správců provádějících zpracování osobních údajů pomocí kamerových systémů?

Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „Úřad“) vydal písemné stanovisko z ledna 2006, které obsahuje hlavní zásady provozování kamerového systému z hlediska zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon“).

Úřad pro ochranu osobních údajůFyzické i právnické osoby se často dotazují, zda mají povinnost nahlásit Úřadu, že ve své firmě, obchodě apod. instalují kamery, které sledují vyhrazený prostor. V souladu s vydaným stanoviskem Úřadu je provozování kamerového systému považováno za zpracování osobních údajů, pokud je vedle kamerového sledování prováděn také záznam pořizovaných obrazových příp. i zvukových záběrů(nebo jsou v záznamovém zařízení uchovávány informace) a současně jsou tyto záznamy (popř. jiné vybrané informace) pořizovány za účelem jejich možnéhovyužití k identifikaci fyzických osob. S ohledem na tuto skutečnost je na takové zpracování nutné pohlížet i z hlediska § 16 zákona, podle kterého ten, kdo hodlá jako správce zpracovávat osobní údaje nebo změnit registrované zpracování, s výjimkou zpracování uvedených v § 18, je povinen tuto skutečnost písemně oznámit Úřadu před zpracováním osobních údajů.

Z definice ustanovení § 16 zákona je zřejmé, že nikoli každé zpracování osobních údajů (v našem případě prováděné kamerovým systémem) musí zákonitě podléhat i oznamovací povinnosti. Existují i případy, kdy je instalace kamerového systému nutným prostředkem sloužícím ke zpracování osobních údajů, kterých je třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona [např. zákon č. 283/1991 Sb., o Policii ČR (§ 42f); zákon č. 553/1991 Sb., o obecní policii (§ 24b); zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti (§ 30, § 33); zákon č. 202/1990 Sb., České národní rady o loteriích a jiných podobných hrách, ve znění zákona č. 70/1994., a o změně a doplnění dalších zákonů (§ 37, § 50); zákon č. 353/1999 Sb., o prevenci závažných havárií (§ 9a); zákon č. 18/1997 Sb., o mírovém využívání jaderné energie (atomový zákon) a ionizujícího záření a o změně a doplnění některých zákonů (§ 4)].

Z výše uvedeného tedy vyplývá, že na zpracování vykonávané v rámci agendy stanovené zvláštními právními předpisy se bude vztahovat výjimka z oznamovací povinnosti podle § 18 odst. 1 písm. b) zákona, podle které se oznamovací povinnost podle § 16 nevztahuje na zpracování osobních údajů, které správci ukládá zvláštní zákon, nebo je takových osobních údajů třeba k uplatnění práv a povinností vyplývajících ze zvláštního zákona. Nicméně i v rámci zákonem předpokládaného zpracování je správce povinen dodržovat ostatní ustanovení zákona. Oznámení o zpracování (provozování kamerového systému) by měl správce učinit až po důkladném uvážení a s ohledem na ustanovení § 18 odst. 1 písm. b) zákona.

Zároveň je nutné upozornit na skutečnost, že oznamovací povinnost se podle § 16 zákona vztahuje pouze na správce. Ten je v § 4 písm. j) zákona č. 101/2000 Sb. definován jako subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a odpovídá za něNa zpracovatele [§ 4 písm. k) zákona č. 101/2000 Sb.], který na základě smluvního vztahu uzavřeného se správcem pouze technicky zajišťuje instalaciprovozúdržbu a opravy kamerového systémuse oznamovací povinnost nevztahuje.

Jednou ze základních povinností správce je v souladu s § 5 odst. 1 písm. a) zákona stanovit účel, k němuž mají být osobní údaje zpracovávány. Kamerový systém je technický prostředek (způsob), kterým jsou osobní údaje zpracovávány, nikoli účel, jak se v mnoha případech správci mylně domnívají. Je tedy nutné, aby každý, kdo se rozhodne provozovat kamerový systém, jednoznačně stanovil účel (např. ochrana majetku), pro který hodlá osobní údaje z pořizovaných záznamů zpracovávat. V zásadě je kamerový systém možné použít pouze v případě, kdy sledovaného účelu nelze účinně dosáhnout jinou cestou.

Pokud správce usoudí, že provozování kamerového systému, kterým dochází ke zpracování osobních údajů, podléhá oznamovací povinnosti, je nutné oznámení provést postupem podle § 16 zákona.

Registrační formulář - Jak podat oznámení o zpracování osobních údajů

Registrační povinnost je upravena § 16 zákona, podle něhož oznamovací povinnosti podléhá každé zpracování osobních údajů prováděné správcem, na které není možné aplikovat některou z výjimek z této povinnosti upravených v § 18 zákona. Je nutno zdůraznit, že povinností správce je zpracování (podléhající oznamovací povinnosti) oznámit Úřadu ještě před jeho samotným zahájením.

Dříve, než přistoupíte k vyplnění registračních formulářů, doporučujeme seznámit se se zněním zákona č. 101/2000 Sb., především s jeho § 4 písm. j) a k), § 16 a § 18, tak, abyste spolehlivě zjistily, zda se na Vás a na Vámi prováděné zpracování oznamovací povinnost vztahuje. Poměrně častým pochybením je podání oznámení osobami, které vykonávají zpracování osobních údajů na základě smlouvy, typicky jako obchodní zástupce (agent), pro správce osobních údajů. Oznámení je totiž povinen podat pouze správce, který jako jediný má k dispozici souhrnné poznatky o připravovaném zpracování osobních údajů. V mnoha případech správce nezákonně požaduje od „svých“ zpracovatelů osvědčení o registraci svého vlastního zpracování, k jehož ucelené přípravě je však kompetentní výlučně správce, který za něj také primárně odpovídá, a to včetně provedení oznámení za účelem registrace zpracování nebo registrace změny již evidovaného zpracování.

Registrační formulář je určen pro oznámení pouze jednoho zpracování, pokud tedy hodláte oznámit více zpracování, je nutné použít odpovídající počet formulářů. Každé zpracování je charakterizováno především svým účelem (tj. cílem, jehož má být prostřednictvím zpracování osobních údajů dosaženo), a proto je nezbytné věnovat náležitou pozornost bodu 3 registračního formuláře, který vymezuje účel nebo účely daného zpracování.

Zdroj: Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz)